Klasik ofis tarzı olarak geçmişten beri kullanılan ofis yaklaşımı kapalı ofislerdir. Kapalı ofislerde herkesin bir odası vardır veya aynı departmanda çalışan birkaç kişi bir odayı paylaşmaktadır. Fakat günümüzde daha çok yenilikçi yaklaşım olarak bulunduğundan açık ofis tercihleri artmaktadır. Açık ofislerde, genellikle yalnızca üst yöneticilerin kendine ait bir odası olur ve kalan çalışanlar açık bir çalışma düzenini benimseyerek bütünleşik bir çalışmaya başvurmaktadırlar. Açık ofis çalışma düzeninin çalışanların birbirleriyle iletişim halinde olmasını ve çalışma motivasyonunu olumlu yönde etkilediğini düşünen bir kesim var. Buna karşılık, gürültüden ve kalabalıktan şikayet eden ve odaklanma sorunu yaşadığını düşünen çalışanlar da bulunmakta.

Gensler adında bir ABD şirketinin yapmış olduğu araştırmaya göre; çalışanların üçte ikisi açık çalışma düzenine karşılar ve bu çalışma düzenine geçildiğinden beri %8 iş gerilemesi yaşandığı sonucuna ulaşılmış.

Patronlar ise çalışanların çoğunluğundan aksi bir görüşe sahip. Tüm çalışanları aynı alanda görüntüleyebildikleri,kontrol altına alabildikleri, çalışıp çalışmadıklarını bölmeleri gezmesine gerek kalmadan açık bir şekilde görebildikleri için bu yaklaşıma sıcak bakılıyor. Öte yandan açık ofisler maliyet açısından da daha ekonomik oldukları için son zamanlarda tercih sebebi oluyor.

Yenilikçi yaklaşımların günden güne arttığı günümüzde, açık ofis tercihleri giderek artmakta olduğu için, mahremiyetten ve gürültüden şikayetçi kesimi biraz da olsa memnun edecek özel görüşme odaları yaratmak, bu alanda çalışanların önemli görüşmelerini yapmalarını sağlamak ve dinlenecek motivasyon toplayacak yeni, yenilikçi yaklaşımlar yaratmak gereklilikleri doğmaktadır.

Pomodoro Tekniği, 1980’lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından geliştirilen bir zaman yönetimi biçimidir. Cirillo’nun bu tekniği uygularken kullandığı zamanlayıcısı domates şeklinde olduğu için adını İtalyanca domates olan «Pomodoro» dan alır. Genellikle yapılacak işi 25 dakika yaparak her set sonunda 5 dakika mola verip 4 pomodoro seti tamamlandıktan sonra 15-30 dakikalık zaman diliminde bir mola uygulanarak yapılır. 25 dakika kısa bir zaman gibi görünse de beynimizin durmaksızın odaklı bir şekilde çalışabileceği dakika limiti hemen hemen o kadardır. Uzun süre mola vermeden çalışmak, odağımızın dış etkenler tarafından bölünmesine oldukça müsait bir ortam yaratır. Bu uygulamada, çalışılarak geçirilen 25 dakikalık süreleri verimli kullanmak ve yalnızca yapılacak iş üzerinde düşünmek esastır. Molalarınızda ise yapmakta olduğunuz işi asla düşünmemeniz ve yalnızca dinlenmeye odaklanmanız gerekir. Bu sayede yapacağınız işteki verimliliğiniz oldukça maksimum noktalara ulaşır. Pomodoro tekniği ile zamanlama bilinci kazanıp süreç değerlendirme ve çözüm odaklı yaklaşma potansiyallerinizi de uzun vadede arttırmış olursunuz. Tekniğin bir başka güzel yanı ise molalar sayesinde sıkılma ihtimaliniz biraz daha azaldığı için yaklaşık 8 saate kadar verimli çalışma imkanı sunmasıdır. Kendinizi ruh hali olarak da hem daha az yorgun hem de daha etkin hissedebilirsiniz.

Pomodoronun çalışma evresinde iken olur da dikkatinizi dağıtacak olumsuz bir etkenle karşılaşırsanız, o an yapmakta olduğunuz ve konsantrasyonunuzu tam veremediğiniz iş için bir köşeye dikkatinizi çekecek şekilde not düşerek, konsantrasyonunuzu tekrar sağladığınızda o işi yapmaya kendinizi şartlamanız daha kolay olacaktır. Tekniği uygulamaya başladıktan sonra kendinizi ve çalışma verimliliğinizi haftalık, aylık hatta yıllık periyodlarda değerlendirerek gelişiminizi takip etmenizi tavsiye ederiz.

Mindfulness, üçüncü dalga psikoloji ekolleri arasında sayılan, temellerini Budizm’den almış bilimsel bir bakış açısıdır. Türkçeye bilinçli farkındalık olarak geçmiş olan bu durum, yaşadığınız an içerisinde olan tüm olay ve olgulara algılarınız oldukça açık halde yaklaşıp tüm detaylarına kadar hakim olmanız anlamına geliyor. Mindfulness kavramına tam olarak aidiyet hissetmeniz için olaylara objektif bir biçimde yaklaşıyor olmanız ve yargı mekanizmanızı olabildiğince sıfırlamanız gerekmektedir. Bu durumu yaşarken yüksek verim almak için detayları tümüyle özümseyip farkındalığınızı açmalısınız.

Günlük hayat temposu, iş yaşantısı, sinir ve stres durumlarımızı etkilediği ve bizi bir hayli yorduğu için maruz kaldığımız şeyler zihnimizi toparlamamızı olumsuz yönde etkileyebiliyor. İşte tam da bu noktada mindfulness kavramı imdadımıza yetişiyor. Dikkatimizin gittiği yöne toparlamamıza ve onu istediğimiz enerjilere yönlendirmemize olanak sağlayan bu kavram, son derece basit yöntemlerle zihin akışımızı istediğimiz yönde toparlamamızı sağlıyor. Bu meditasyon tekniği ile zihnimizi kontrol altına alıp motivasyonumuzu sağlamış olmak, çalışma ortamımıza ve verimliliğimiz de çokça pozitif etkilerde bulunuyor. Peki bu meditasyon nasıl uygulanıyor?

Sandalyeye veya başka bir yere yaslanmadan sırtınızı dik bir konuma getirin.Gözlerini kapalı tutun. Nefesinize odaklanın ve onu kendinize eşit oranda yaymaya çalışın, nefes alış verişlerinizi bir düzene sokmaya çalışın. Eğer bunu yaparken dikkatinizde bir dağılma olursa neler düşündüğüzünü yok saymadan gözden geçirin. Birkaç dakika bu egzersize devam ettikten sonra gözlerinizi açabilir istediğiniz her an tekrarlayabilirsiniz.

Belki ilk zamanlarda büyük oranda bir fark görmeyeceksiniz fakat düzenli olarak bir hayat biçimi haline getirerek bu kavramı uygularsanız motivasyonunuzun ve farkındalık sınırlarınızın büyük oranda arttığını ve çalışma verimliliğinizin maksimum seviyelere çıktığını gözlemleyeceksiniz.

Değişin ve gelişen dünyanın son zamanlarda bize kazandırdığı en önemli unsur sosyal medya. Sosyal medyanın hayatımızda büyük yer kaplamasıyla beraber iş hayatında da yer etmeye başladı. Artık insanlar içeriklerini buradan üretiyor, sesini bu kanallarla duyuruyor, reklamını oradan veriyor hatta çoğu sektör işlerini sanala dökerek tamamen sosyal medya üzerinden yürütüyor. Elinde tek bir bilgisayarıyla her alanda çalışabilen insanlar, eskisi gibi yerleşik bir çalışma hayatını benimsemeye yanaşmayabiliyor. Ofis ortamını her yerde kurabileceği için bir alana bağımlı kalmak istemiyor.
Bu durumun bizlere getirileriyle beraber hayatımıza yeni bir ofis kavramı yerleşti; kolektif ofisler. İşlerini bilgisayardan online olarak yürüten çoğu çalışan ve girişimci kolektif ofislerde çalışmayı tercih ediyor, belki ekibini bile buraya davet ediyor. Peki nedir kolektif ofis ve ne gibi faydaları var?
Belirli bir süre boyunca (saat, gün, hafta, ay) masa ya da alan kiralayarak çalışmalarınızı gerçekleştirebildiğiniz süreli ortak çalışma alanları, genel olarak kolektif çalışma ofisi olarak adlandırılıyor.Ortak paylaşımlı ofisler insanlara iş birliği içinde çalışma fırsatı sunuyor. Burada işlerini yürüten insanlar kendi işlerinden bağımsız olarak ortak alanı paylaştığı kişilerle etkileşime girerek hem sosyalleşiyor hem de networkünü genişletip işlerini daha da büyütüyor. Keyifli bir ortamda çalışmanın verdiği motivasyonu aynı zamanda işlerine yansıtabilen kişiler haliyle kendi bünyesiyle iç içe olduğu tek tip bir ofis düzenine geri dönmek istemiyor. Bu durum aynı zamanda maddi açıdan da ofis giderleri düşünüldüğünde ekonomik olduğu için tercih sebebi oluyor.
Bireysel çalışan insanlar da etrafında çalışan başka insanları gördüğü zaman daha motive olup işlerini keyifle yapıyorlar. Ortak çalışma imkanı sunan ofisler, yenilikçi çözümlerle mola zamanları da kullanıcılara hitap edecek dinlenme, yemek-içme, oyun anlanları yaratarak sosyalleşmeyi arttırmayı hedefliyor.

İş verimliliği açısından son derece önem taşıyan bir niteliktir renk. Uzun zamanların geçirildiği, fiziki ve psikolojik açışlardan insanları etkileyen iş yerlerinin mekânsal koşullar bu noktada büyük önem taşımaktadır. Ofis tasarımları yapılırken, hem enerjik bir ortam oluşturabilmek hem de verimli çalışma ortamı gerekliliklerini sağlayabilmek önemlidir. Çalışılan ortamın konforu, hava iklimlendirme koşulları ve ışık gibi fiziki faktörlerin yanı sıra psikolojik açıdan en etki edecek ögeler göze hitap eden iç mekan tasarımı, mobilya seçimleri ve renklerdir.

Bu noktada en belirleyici faktörümüz; tasarımı düşünülen ofisin iş niteliğidir.

Örneğin; grafik tasarım ofisleri, reklam ajansları gibi serbest çalışmaya daha yönelik iş gruplarında ofis tasarımında oval hatlarda mobilya seçimleri yapılabilir ve ortak kullanıma elverişli mekanlar oluşturulabilir. Buna ek olarak yaratıcılığı arttırıcı enerjik ve pastel tonlar kullanılıp; yeşil, açık mavi, turuncu renkler tercih edilebilir. Kurumsallığın ön planda olduğu hukuk büroları, banka gibi iş yerlerinde ise ağırlığı kaybetmemek adına daha keskin hatlar ve düz desenler tercih edilmelidir. Siyah, beyaz, gri renklerin ahşap tonlarıyla uyumundan ortaya çıkacak sonuç bu mekanlar için istenilen sonucu daha çok sağlayacaktır. İnsan kaynakları gibi görüşmelerin sık yapıldığı alanlarda güven duygusunu ortaya çıkaracak yeşil renk kullanımı doğru bir yaklaşım olacaktır.

Ergonomik ve rahat bir çalışma alanı oluşturmanın en önemli ve büyük kısmı oturacağınız koltuk seçimidir. Gününüzün yaklaşık 10 saatini geçirdiğiniz bu alanda oturma koltuğu, duruşunuzu büyük ölçüde değiştirecektir. Peki ya ergonomik bir koltuğun hangi özelliklere sahip olması gerekmekte?

• Yükseklik: Doğru bacak açısını (90 derece) oluşturabileceğiniz uygun yükseklikte bir koltuk seçilmelidir.
• Bel Desteği: Bel boşluğunuzu uygun bir şekilde kavrayacak doğru kıvrımda ve mümkünse ayarlanabilir koltuk seçimleri önemlidir.
• Hareket Mekanizması: Yer döşemesinin harekete uygun olduğu durumlarda işlerinizi daha rahat halletmenize olanak sağlayacak tekerlekli ayaklı çözümler tercih edebilirsiniz. Toplantı odaları gibi sessiz mekanlar için tekerlek hareket mekanizmasının minimum seste çözülebildiği daha hafif çözümler de bulunmaktadır.
• Malzeme: Terletme gibi problemlerle karşılaşmamak adına fileli sırtlı veya file kumaştan yapılan koltuklar büyük rahatlık sağlayacaktır. Oturma alanında kalıp sünger kullanımı uzun vadede koltuğunuzda form bozukluğu yaşamanızı engelleyecektir.
• Kol Desteği: Çalışma pozisyonunda kolların ergonomik açıdan en uygun hali 90 derece açıdadır. Kolçak yüksekliğinin buna göre ayarlanabilir olması önem taşımakta. İleri-geri ve aşağı-yukarı hareket sağlayabilen mekanizmalı çalışma koltukları tercih edebilirsiniz.

Küçük metrekarelerde şık ofisler elde etmek istiyorsanız bazı tasarım kriterlerine dikkat etmek durumunda kalabilirsiniz. Odanın ferah ve aydınlık olması uygun çalışma koşulları yaratmak için bilindiği üzere önem taşıyor. Bu ferah atmosferi yaratabilmek için;

Duvarlarda ve zeminde beyaz ve krem gibi açık tonlarda malzeme seçimi yapılmalı. Karmaşık malzeme seçimlerinden uzak durulup geniş parçalardan oluşan döşemeler tercih edilmelidir.

Yüksekliği algısını arttırmak ve odayı daha geniş göstermek için özellikle duvarlarda, kaplamalarda, perdelerde, tablolarda dikey unsurlar  tercih edilmelidir.

Renk bütünlüğü korunmak şartıyla farklı dokuların bir arada kullanımından faydalanıp güzel bir iç mekan yaratabilirsiniz.

Mekan içi bölücü duvarları kaldırarak onun yerine yarı bölücü raf veya kitaplık alanlar oluşturulabilir.

Küçük alanları verimli kullanmak amaçlı fonksiyonel, dönüştürülebilir modüler mobilya çözümleri tercih edilmesi büyük avantaj sağlayacaktır.

Birden fazla çalışanın bir arada çalışmasına olanak sağlayan, duvar gibi bölücüleri minimum seviyelerde içeren, mekanları fazla alan kaybetmeden verimli kullanmaya yarayan toplu çalışma alanlarıdır. Günümüzde çoğu iş yerinde üst yönetici grubu harici şirket çalışanları için açık ofis çalışma ortamları yaygın kullanılmaktadır.

Açık ofis, çalışan insanlar arasında yardımlaşmayı ve işbirliğini arttırıcı bir etkiye sahiptir. Çalışanlar hem kişisel sınırları çizilmiş bir alanda çalışma imkanı bulurken hem de çalışma arkadaşları ile ilişki halinde ortam mekan kullanımındadırlar. Işık ihtiyacı, çalışma masaları ve sandalyeler gibi ihtiyaçlar kullanıcı sayısına göre ayarlanır. Işıklandırma unsurları, çalışma alanlarını hedef alacak şekilde konumlandırılır.

Daha ekonomik ve iş bütünleyici bu ortamları geniş mekanlara konumlandırırken sıkıcı bir ofis görüntüsü oluşmasını engellemek amacıyla «Workstation» alan tasarımlarında tekdüzelikten kurtarıcı unsurlar tercih edilebilir. Örneğin; ortak masaları birbirinden ayıran bölücü masa üstü panellerini daha dinamik renk ve desenlerde tercih edebilirsiniz. Veya masa biçimini standart kare-dikdörtgen görünümlerden koparıp bambaşka, daha köşeli ve kendine has mobilya tasarımları tercih edebilirsiniz.

Yarı bölücü nitelik taşıması gereken alanlarda raflı kitaplıklar tercih edebilir, mini kahve alanları oluşturarak «Workstation» çalışma alanlarıyla iç içe renkli puflarla mekanı dinamikleştirebilirsiniz. Yaşayan mekanlar oluşturmak için ve mekanı hareketlendirmesi için bitki kullanımını da ihmal etmemekte fayda var.